Level Pengguna

OA memiliki beberapa level pengguna, yaitu:

1. Admin

   Merupakan level pengguna dengan kewenangan tertinggi pada sistem informasi ini. Pengguna dengan level ini memiliki peran antara lain untuk mengatur konfigurasi sistem informasi, memberikan akses pengguna lain dan mengelola data referensi yang digunakan pada sistem informasi.

2. Admin TU Pusat Merupakan level pengguna pada unit yang menyelenggarakan tata persuratan (TU) di tingkat universitas. Pengguna dengan level ini memiliki peran untuk mengelola data referensi seperti referensi unit, hirarki, tata naskah dinas, klasifikasi surat, tata kelola disposisi surat, serta referensi status surat. Selain mengelola data referensi, pengguna pada level ini juga memiliki kewenangan yang sama dengan level Admin yaitu dapat mengatur konfigurasi sistem dan mengelola hak akses pengguna.

3. Admin TU Unit Merupakan level pengguna pada unit yang menyelenggarakan tata persuratan di tingkat unit kerja dan umumnya peran ini dipegang oleh pimpinan/koordinator penatausahaan pada unit kerja pada level biro, lembaga, pusat dan fakultas. Pengguna pada level ini memiliki kewenangan untuk mengatur kop surat sesuai dengan unit kerja masing-masing serta dapat melaksanakan tata kelola persuratan dinas seperti pengelolaan surat masuk, surat keluar dan manajemen disposisi.

4. Operator TU Unit Merupakan level pengguna pada unit kerja yang bertugas untuk membantu Admin TU Unit dalam melaksanakan urusan penatausahaan di unit kerja masing-masing. Pada umumnya peran ini diserahkan kepada staff pada unit kerja, sehingga dapat membantu pimpinan/koordinator pada unit kerja. Pengguna pada level ini memiliki kewenangan untuk melaksanakan tata kelola persuratan dinas seperti pengelolaan surat masuk, surat keluar dan manajemen disposisi.

5. Pejabat Merupakan level pengguna pada tataran pimpinan pengelola kebijakan strategis baik pada level universitas maupun pada level unit kerja. Pengguna pada level ini dapat mengecek surat yang masuk untuk dapat ditindaklanjuti maupun melakukan disposisi terhadap surat tersebut. Selain kewenangan pada surat masuk, level pengguna ini juga dapat melakukan pemarafan maupun penandatanganan pada surat keluar.

6. Sekretaris Pimpinan Merupakan level pengguna yang bertugas untuk membantu pimpinan/pejabat dalam melaksanakan tata persuratan meliputi membuat draft surat, mengajukan penandatanganan pimpinan maupun mengelola surat yang masuk ke pimpinan.